Theo Từ điển Luật học của Viện Khoa học pháp lý thì phân cấp quản lý hành chính là: Chuyển giao nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên cho cơ quan quản lý nhà nước cấp dưới thực hiện thường xuyên, lâu dài, ổn định trên cơ sở pháp luật. Phân cấp quản lý hành chính là xác định lại sự phân chia thẩm quyền theo các cấp hành chính cho phù hợp với yêu cầu của tình hình mới.
Phân cấp quản lý hành chính nhằm đạt dược 3 mục tiêu sau: (1) Nâng cao hiệu quả hoạt động và trách nhiệm của các cấp hành chính; (2) Củng cố mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới; (3) Khắc phục những biểu hiện quan liêu, cụ bộ.
Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (được sửa đổi, bổ sung 2015) thì không giải thích thế nào là phân cấp, tại Điểu 13 quy định về Phân cấp cho chính quyền địa phương:
“1. Căn cứ vào yêu cầu công tác, khả năng thực hiện và điều kiện, tình hình cụ thể của địa phương, cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương được quyền phân cấp cho chính quyền địa phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện một cách liên tục, thường xuyên một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Việc phân cấp phải bảo đảm các nguyên tắc quy định tại khoản 2 Điều 11 của Luật này và phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước phân cấp, trong đó xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn phân cấp cho chính quyền địa phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới, trách nhiệm của cơ quan nhà nước phân cấp và cơ quan nhà nước được phân cấp.
3. Cơ quan nhà nước cấp trên khi phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho chính quyền địa phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới phải bảo đảm điều kiện về tài chính, nguồn nhân lực và điều kiện cần thiết khác để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình phân cấp; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã phân cấp và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình phân cấp.
4. Cơ quan nhà nước được phân cấp chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước đã phân cấp về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được phân cấp. Căn cứ tình hình cụ thể ở địa phương, cơ quan nhà nước ở địa phương có thể phân cấp tiếp cho chính quyền địa phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã được cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp nhưng phải được sự đồng ý của cơ quan nhà nước đã phân cấp.”
Phân cấp trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) là một nội dung của phân cấp quản lý hành chính nhà nước. Theo đó, phân cấp trong giải quyết TTHC có thể được hiểu là chuyển giao nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên cho cơ quan quản lý nhà nước cấp dưới để giải quyết một TTHC cụ thể cho cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật.
Trong thời gian qua, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ rất quan tâm, chỉ đạo các bộ, ngành, địa phương phân cấp trong giải quyết TTHC. Tại  Nghị quyết số 75/NQ-CP ngày 14 tháng 7 năm 2021 Phiên họp Chính phủ thường kỳ tháng 6 năm 2021 và Hội nghị trực tuyến Chính phủ với địa phương, Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2021 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 - 2030, Chính phủ đã yêu cầu các bộ, ngành, địa phương “Đẩy mạnh phân cấp trong giải quyết thủ tục hành chính theo hướng cấp nào sát cơ sở, sát nhân dân nhất thì giao cấp đó giải quyết, không để tình trạng nhiều tầng nấc, kéo dài thời gian giải quyết và gây nhũng nhiễu, tiêu cực”; giao Văn phòng Chính phủ chủ trì xây dựng Đề án “Phân cấp trong giải quyết thủ tục hành chính”, hoàn thành trong năm 2022. Ngày 25/8/2021, Thủ tướng Chính phủ có Công văn số 1104/TTg-KSTT yêu cầu Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố triển khai xây dựng Đề án phân cấp trong giải quyết TTHC. Theo Công văn số 1104/TTg-KSTT nêu trên, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các bộ, ngành, địa phương tập trung rà soát, đánh giá và đề xuất phương án phân cấp trong giải quyết TTHC đạt mục tiêu phân cấp ít nhất 20% TTHC. Phương án đề xuất phân cấp bao gồm: (i) TTHC thuộc thẩm quyền quyết định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phân công, phân cấp cho bộ, địa phương; (ii) TTHC thuộc thẩm quyền quyết định của bộ phân cấp cho địa phương; (iii) TTHC thuộc thẩm quyền quyết định của chính quyền địa phương cần tiếp tục phân cấp.
Theo thống kê tại Cơ sở dữ liệu Quốc gia về thủ tục hành chính thì hiện nay toàn quốc có khoảng trên 6.500 TTHC. Trong đó, các địa phương có khoảng 1.564 TTHC được phân bổ tại 3 cấp: Sở, ban, ngành cấp tỉnh và cấp huyện, xã; có 1.458 TTHC thuộc ngành dọc của Trung ương tại địa phương (Hải quan, Thuế, Công an, Quân đội…); còn lại TTHC thuộc các Bộ, các ngành là 3.835 (khoảng 56%) TTHC thuộc cấp Bộ, ngành giải quyết. Trên thực tế, với các TTHC chưa được cung cấp trực tuyến mức độ 3, 4, trong khi đa số người dân, doanh nghiệp cư trú và có trụ sở đóng trên địa bàn các địa phương, thì việc phải giải quyết TTHC tại cấp bộ, cấp tỉnh làm mất nhiều thời gian, công sức của đối tượng thực hiện, gây khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống người dân, ảnh hưởng tới sự phát triển kinh tế - xã hội. Việc phải trực tiếp giải quyết nhiều TTHC khiến các bộ, cơ quan Trung ương sa vào sự vụ, không thể tập trung nguồn lực xây dựng cơ chế, chính sách, quản lý vĩ mô.
Trên cơ sở chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, ngày 24/9/2021, Văn phòng Chính phủ đã có Công văn 6852/VPCP-KSTT về việc hướng dẫn rà soát, đánh giá và đề xuất phương án phân cấp trong giải quyết TTHC. Theo đó, đề xuất phương án phân cấp trong giải quyết TTHC phải đảm bảo những yêu cầu sau đây:
- Việc phân cấp phải phù hợp với quy định của Hiến pháp, Luật Tổ chức chính phủ, Luật Tổ chức chính quyền địa phương, bảo đảm nguyên tắc quản lý theo ngành, lĩnh vực và quản lý theo lãnh thổ.
- Bảo đảm phân cấp hợp lý giữa Chính phủ với chính quyền địa phương và giữa các cấp chính quyền địa phương với nhau theo hướng: Giảm việc giải quyết TTHC của các cơ quan trung ương; “cấp nào sát cơ sở, sát nhân dân nhất thì giao cấp đó giải quyết, không để tình trạng nhiều tầng nấc, kéo dài thời gian giải quyết và gây nhũng nhiễu, tiêu cực”; vừa bảo đảm mục tiêu quản lý nhà nước, vừa phát huy tính chủ động, sáng tạo, tự chịu trách nhiệm của chính quyền địa phương.
- Bảo đảm phân cấp toàn diện, triệt để, hợp lý từ khâu tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết TTHC và phù hợp với khả năng thực hiện của cấp, cơ quan được phân cấp, để bảo đảm hiệu quả, đáp ứng mục tiêu, yêu cầu quản lý nhà nước và hướng tới việc thực hiện TTHC không phụ thuộc vào địa giới hành chính.
- Tăng cường kiểm tra, giám sát, kiểm soát đối với việc thực hiện TTHC của cơ quan phân cấp với cơ quan được phân cấp, thông qua nhiều biện pháp, cách thức và công cụ phù hợp.
Hiện nay, các bộ, ngành, địa phương đang khẩn trương hoàn thiện phương án phân cấp trong giải quyết TTHC thuộc pham vi chức năng quản lý của bộ, ngành, địa phương gửi Văn phòng Chính phủ tổng hợp để xây dựng Đề án “Phân cấp trong giải quyết thủ tục hành chính” trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt trong năm 2022. Mong rằng, Đề án được ban hành sẽ giúp chính sách, pháp luật của Nhà nước đi vào cuộc sống nhanh chóng, chính xác; rút ngắn khoảng cách giữa cơ quan hành chính Nhà nước các cấp với người dân, doanh nghiệ; phân cấp thẩm quyền giải quyết TTHC gắn liền với quy trình, hồ sơ của TTHC, rút ngắn thời gian giải quyết, tăng cường chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa các cơ quan quản lý; tiết kiệm thời gian, chi phí cho đối tượng thực hiện TTHC, thúc đẩy hoạt động sản xuất, kinh doanh, phát triển kinh tế-xã hội.

                   Nguyễn Trà My, Vụ Các vấn đề chung về xây dựng pháp luật